Cómo guardar correos electrónicos (y otros elementos) como archivos en Microsoft Outlook
Puede guardar correos electrónicos, contactos y citas de Outlook como archivos separados. Guardar estos elementos puede ayudarlo a acceder a ellos más rápida y fácilmente en el futuro. Es una forma conveniente de hacer una copia de seguridad o compartir información específica, o simplemente mantenerla fácilmente accesible.
Cómo guardar correos electrónicos como archivos
Primero, echemos un vistazo a cómo guardar el correo como un archivo en Outlook. Esto es útil si desea hacer una copia de seguridad de su correo electrónico en su computadora (o copiarlo a otra computadora), o si desea usar el correo electrónico como plantilla para futuros correos electrónicos.
Comience abriendo el mensaje que desea guardar. En la ventana de correo electrónico, haga clic en el menú Archivo en la cinta.
Elija el comando «Guardar como».
En el menú Guardar como, navegue hasta donde desee guardar el archivo y escriba un nombre para el archivo. De forma predeterminada, Outlook nombra el mensaje con su línea de asunto, pero puede cambiarlo por el que desee.
También puede guardar su mensaje como un tipo de archivo diferente utilizando el menú desplegable «Guardar como tipo». El valor predeterminado es el formato de correo de Outlook. Si lo selecciona, simplemente haga doble clic en el archivo para abrirlo nuevamente en Outlook. Sin embargo, también tienes otras opciones:
- Texto sin formato: cuando guarda un mensaje como un archivo de texto sin formato, solo está guardando el texto, no el formato ni las imágenes.
- plantilla de perspectiva: Guardar un mensaje como una plantilla de Outlook significa que puede aplicar formato a futuros correos electrónicos. Cuando abre el archivo, Outlook crea un nuevo mensaje con el contenido del archivo, que luego puede abordar y enviar en el camino.
- HTML: Guardar su correo como un documento HTML significa que está guardando su correo electrónico para verlo en una página web. Podrá abrir el correo electrónico en cualquier navegador web.
- MHT: Los archivos MHT son archivos de archivo web. Al igual que un archivo HTML, está diseñado para ser visto en un navegador web. A diferencia de los archivos MHT, los archivos HTML guardan todo el texto, el código, las imágenes y otros medios en un solo archivo.
Cuando haya terminado, haga clic en el botón «Guardar».
Su mensaje ahora está guardado como un archivo.
Cómo guardar un correo electrónico como PDF
También puede guardar correos electrónicos como archivos PDF con la impresora PDF integrada de Microsoft para Office. Guardar como PDF es una excelente manera de mantener una copia de respaldo de su correo que puede leer en todos los formatos correctos.
En la ventana del mensaje, haga clic en el menú Archivo en la cinta.
Haga clic en el comando «Imprimir».
Haz clic en el menú desplegable «Impresora» y selecciona la opción «Microsoft Print to PDF».
Tenga en cuenta que las opciones aquí pueden ser diferentes si tiene otra aplicación de creación de PDF instalada en su computadora (o si está usando macOS). Por ejemplo, si tiene Adobe instalado, puede ver una opción para «Adobe PDF». Eso funciona igual de bien.
A continuación, haga clic en el botón «Imprimir».
En la ventana «Guardar PDF como» que se abre, elija dónde desea guardar el PDF, escriba un nombre de archivo y haga clic en el botón «Guardar».
Ahora ha guardado su correo electrónico como PDF.
Tenga en cuenta que, dado que solo está imprimiendo en el motor de procesamiento de PDF, el mismo truco funciona exactamente igual que guardar cualquier elemento en Outlook (contactos, citas, etc.) como PDF.
Cómo guardar contactos como un archivo
También puede guardar contactos como archivos usando Outlook. Funciona prácticamente igual que Guardar mensajes y se puede usar para hacer una copia de seguridad de los contactos personales o moverlos a una computadora nueva. Los contactos también se guardan como archivos Vcard (CVF), un formato utilizado por muchas otras aplicaciones que manejan contactos. También facilita la transferencia de contactos a otra aplicación o el envío de la información de un contacto a otra persona para que pueda importarla a cualquier aplicación que utilice.
En la ventana Contactos, haga clic en Archivo en la cinta principal.
Haga clic en el comando «Guardar como».
En la ventana Guardar como, navegue hasta donde desee guardar el archivo de contactos y cambie el nombre si lo desea.
Al igual que los mensajes, puede elegir entre algunos formatos de archivo diferentes en el menú desplegable «Guardar como tipo»:
- Texto sin formato: cuando guarda un contacto como un archivo de texto sin formato, solo está guardando palabras, no formato ni imágenes.
- Formato de texto enriquecido: Guardar sus contactos como un archivo RTF significa que puede guardar muchos tipos diferentes de formato en el archivo, como negrita y cursiva, así como imágenes. Este formato es útil si tiene una imagen en su tarjeta de presentación.
- formato de mensaje de Outlook: cuando guarda su contacto en formato de correo de Outlook, puede abrirlo en Outlook (incluso en otra computadora) y funcionará como cualquier otro contacto de Outlook. Sin embargo, si lo guarda en el formato VCF predeterminado, se comporta de la misma manera, por lo que no hay muchas ventajas aquí.
Cuando haya terminado, haga clic en el botón «Guardar».
Ahora ha guardado sus contactos como un archivo.
Cómo guardar una cita (o un calendario completo) como un archivo
Al igual que otros elementos de Outlook, también puede guardar citas como archivos. Si bien la copia de seguridad de las copias guardadas de las citas individuales es de poca utilidad, Outlook admite el estándar vCalendar, lo que significa que puede guardar una cita, enviársela a otra persona y esta puede importarla a otra aplicación compatible.
Abra la cita que desea guardar. En la ventana de la cita, haga clic en el menú Archivo en la cinta.
Haga clic en el comando «Guardar como».
Navegue hasta donde desea guardar el archivo de la cita y asígnele un nombre.
Al igual que los mensajes y los contactos, puedes elegir entre algunos formatos de archivo diferentes en el menú desplegable «Guardar como tipo»:
- Texto sin formato: Cuando guarda una cita como un archivo de texto sin formato, solo está guardando palabras, no formato ni imágenes.
- plantilla de perspectiva: Guardar su cita como una plantilla de Outlook significa que puede aplicar formato a futuros calendarios o citas de calendario.
- formato de mensaje de Outlook: cuando guarda una cita en formato de correo de Outlook, puede volver a abrirla en Outlook, incluso en otra computadora.
- HTML: Guardar el mensaje como un documento HTML significa que está guardando la cita para verla en una página web.
- MHT: Los archivos MHT son archivos de archivo web. Al igual que un archivo HTML, está diseñado para ser visto en un navegador web. A diferencia de los archivos MHT, los archivos HTML guardan todo el texto, el código, las imágenes y otros medios en un solo archivo.
- Formato iCalendar: iCalendar es otro estándar de calendario que le permite transferir información de calendario a diferentes aplicaciones de calendario.
Elija si desea guardar citas individuales o todo su calendario. Guardar todo el calendario guardará todos los datos en el calendario actual de Outlook.
Cuando haya terminado, haga clic en el botón «Guardar».
Ahora ha guardado con éxito su cita o calendario.