Cómo guardar una hoja de cálculo de Excel como PDF
Guardar una hoja de cálculo de Excel como PDF puede ser confuso, y el archivo terminado a menudo no se ve como queremos. Aquí le mostramos cómo guardar su hoja de trabajo como un archivo PDF limpio y legible.
archivo excel en formato pdf
En muchos casos, es posible que desee guardar un documento de Excel como un archivo PDF en lugar de una hoja de cálculo. Por ejemplo, si solo desea enviar una parte específica de una hoja de trabajo más grande o si no desea que sea editable. Sin embargo, convertir archivos de Excel a PDF puede ser un poco complicado.
Por lo general, no pensamos en las hojas de cálculo de Excel como documentos con bordes, páginas y márgenes. Sin embargo, debe tener esto en cuenta al convertir estos archivos en documentos PDF que se pueden leer, imprimir o distribuir a otros. Su archivo debe ser legible y comprensible, sin hashes aleatorios en otras páginas o tamaños de celda que son demasiado pequeños para leer.
Aquí le mostramos cómo convertir sus hojas de cálculo en documentos PDF imprimibles y renderizables.
página de configuración
Si está utilizando Office 2008 o posterior, vaya a la pestaña Diseño de página. Aquí, verá varias opciones agrupadas en la sección «Configuración de página». Aquí están los tres primeros:
- márgenes: ¿Qué tan grande es el espacio entre el borde del documento y la primera celda?
- dirección: ¿Quiere que su documento terminado esté en orientación horizontal o vertical?
- Talla: El tamaño de página del documento completo.
Funcionan básicamente de la misma manera que lo hacen en los documentos de Word, así que configúrelos de acuerdo con el aspecto que desea que tenga su PDF terminado. Tenga en cuenta que la mayoría de las hojas de cálculo de Excel son más fáciles de leer horizontalmente que verticalmente, a menos que tenga muy pocas columnas. Las hojas de trabajo guardadas en orientación vertical a menudo tienen columnas que quedan fuera del área de impresión final, lo que puede dificultar la navegación y la lectura del documento.
Además, puede agregar encabezados y pies de página en el diseño final. Haga clic en la flecha en la esquina inferior derecha de la sección Configurar página y luego haga clic en la pestaña Encabezado/Pie de página. Puede elegir una de las opciones generadas por Office o usar la función Personalizar para crear sus propias opciones.
También tiene la opción de cambiar el fondo de la impresión. Para hacer esto, haga clic en el botón Fondo en Configuración de página. Puede elegir una imagen de su computadora portátil o de la nube y se colocará en mosaico en toda su hoja de trabajo.
Definir área de impresión y accesorios
A continuación, debe decidir qué área desea convertir a PDF y cuántas filas y columnas hay en cada página.
La primera forma de definir un rango es hacer clic y arrastrar para seleccionar todas las celdas que desea en el documento. Después de eso, vaya a Configuración de página Área de impresión para configurar el área de impresión. Esto creará una delgada línea gris alrededor de toda el área a imprimir. Todo lo que está fuera de esta área no se incluye cuando crea el PDF. También puede ingresar celdas manualmente haciendo clic en la flecha en la esquina inferior izquierda y yendo al área de impresión de la tabla.
Similar a Microsoft Word, también puede crear saltos de página para separar diferentes tablas. Estos saltos de página pueden ser horizontales o verticales. Vaya a la celda donde desea colocar el salto de página, haga clic en la pestaña Diseño de página en la cinta y seleccione Saltos de página de configuración de página para insertar un salto de página. Esto creará una ruptura en la parte superior derecha e izquierda de la celda actual.
Otra cosa importante es definir la opción Scale to Fit. En el lado derecho de Configuración de página, verá tres opciones: ancho, alto y escala. Las opciones Ancho y Alto le permiten establecer en cuántas páginas aparecerá una fila o columna de la tabla. Por ejemplo, establecer el ancho en una página es ideal si tiene muchas filas pero solo unas pocas columnas. La escala, por otro lado, determinará el tamaño general de toda el área de impresión.
opciones de la hoja de trabajo
El último menú al que debe prestar atención es Opciones de hoja. Estos ajustes afectan la apariencia de la hoja de impresión final. Para acceder a las opciones de la hoja completa, haga clic en la flecha en la esquina inferior izquierda de la sección de opciones de la hoja.
Aquí hay una descripción general de las diversas personalizaciones que puede hacer en este menú:
- imprimir encabezados: Puede congelar filas y columnas específicas de una hoja de cálculo para que aparezcan en todas las páginas, como encabezados y pestañas.
- Líneas de cuadrícula: Esto le permite establecer si mostrar líneas de cuadrícula, las líneas entre celdas que aparecen cuando no se dibujan bordes.
- título: Esto le permite mostrar encabezados, que son etiquetas fijas de letras (A, B, C) y números (1, 2, 3) en los ejes x e y de una hoja de cálculo de Excel.
- Comentarios, notas y errores: Esto muestra comentarios, anotaciones y advertencias de error incrustados en el documento final.
- Orden de impresión: Esto le permite establecer si desea crear el documento primero o moverse primero a la derecha.
Desde este menú, puede ir a la pantalla «Vista previa de impresión», donde puede echar un vistazo a su documento final. También puede usar el atajo Ctrl+P para ir a la pantalla.
Guardar o imprimir como PDF
Una vez que su documento tenga el formato correcto y todo esté en su lugar, puede crear un PDF de dos maneras.
Para guardar un archivo como PDF en Excel, abra el cuadro de diálogo «Guardar como» y seleccione PDF en el menú desplegable «Guardar como tipo». Alternativamente, puede ir a Exportar para exportar como XPS/PDF. A partir de aquí, tienes algunas opciones. Puede decidir si optimizar el archivo para Estándar o Mínimo, lo que determinará la calidad final y el tamaño de archivo de su documento. A continuación, puede hacer clic en «Opciones» para elegir la región en la que publicar:
- elegir: Su selección de celda actual
- Hoja de actividades: La hoja actual en la que se encuentra
- libro de trabajo completo: Todos los libros de trabajo en el archivo actual en el que está trabajando
- mesa: Una tabla de definición que crea con Microsoft Excel
También puede optar por ignorar por completo el área de impresión que configuró.
También puede imprimir el archivo a PDF. Microsoft tiene una impresora PDF integrada llamada Microsoft Print to PDF, que puede seleccionar en el menú desplegable de la impresora. Si tiene otros controladores de PDF como Adobe PDF, Foxit o PDF Xchange, también puede usar uno de esos. Consulte la vista previa de impresión para asegurarse de que todo se vea bien antes de hacer clic en Imprimir.
