Guía de pasos rápidos en Microsoft Outlook
Outlook incluye una función de Pasos rápidos que le permite aplicar varias acciones a los mensajes con un solo clic. Outlook incluye varios Pasos rápidos predeterminados, pero también puede crear los suyos propios (elimine el predeterminado si no lo necesita). Si suele realizar el mismo conjunto de acciones, crear un paso rápido y asignarle una tecla de acceso rápido puede ahorrarle mucho tiempo. Así es como funcionan.
Pasos rápidos predeterminados
Puede encontrar Pasos rápidos en la pestaña Inicio de Outlook. Cuando comience por primera vez, verá los pasos rápidos predeterminados allí. Puede hacer clic en cualquiera de estos para aplicar la acción contenida al mensaje seleccionado.
Los pasos rápidos predeterminados incluyen:
- ¿Muevete?: Abre una ventana donde puede seleccionar una carpeta para mover el correo.
- Al Gerente: Crea una copia reenviada del mensaje seleccionado actualmente con la dirección de su gerente.
- Buzón del equipo: Cree un mensaje en blanco para enviar a los miembros del equipo.(Si su empleador administra su correo electrónico, es posible que Outlook ya sepa quiénes son su administrador y los miembros del equipo, según cómo su administrador de Exchange configuró su buzón. De lo contrario, debe completar estos pasos rápidos).
- completo: Marque el mensaje como leído y listo, y envíelo a la carpeta especificada. La primera vez que use esta carpeta, especificará la carpeta, pero a partir de ese momento, Outlook recordará su elección y la enviará a esa carpeta cada vez que use un paso rápido.
- Eliminar repetición: Abre una respuesta al mensaje seleccionado actualmente, luego elimina el mensaje seleccionado actualmente después de enviar la respuesta.
Outlook solo muestra los Pasos rápidos disponibles. Por ejemplo, si no selecciona un mensaje, solo aparecerá el paso rápido Correo electrónico del equipo porque las otras configuraciones predeterminadas se aplican a los mensajes existentes.
Cómo crear pasos rápidos
Para agregar un nuevo paso rápido, haga clic en la opción Nuevo en el cuadro Pasos rápidos.
Esto abrirá una nueva ventana donde puede nombrar su paso rápido y elegir lo que quiere que haga.
Cuando hace clic en el menú desplegable «Elegir una acción», obtiene una lista de posibles acciones, cada una de las cuales puede brindarle opciones adicionales para elegir.
Agregaremos dos acciones: una para mover el mensaje a una carpeta y otra para marcarlo como leído.
Elija la acción Mover a carpeta y elija la carpeta a la que desea mover el mensaje.
A continuación, haga clic en Agregar acción para agregar una segunda acción.
Seleccione «Marcar como leído» en el menú desplegable.
Alternativamente, puede elegir uno de los accesos directos incorporados y agregar texto para mostrar cuando pasa el puntero sobre el paso rápido (una breve descripción es útil para recordarle lo que hace el paso rápido).
Haga clic en Finalizar y su nuevo Paso rápido aparecerá en el cuadro Pasos rápidos de Outlook. Si pasa el cursor sobre un paso rápido, verá la tecla de método abreviado que seleccionó y el texto de información sobre herramientas que ingresó.
Ahora todo lo que tiene que hacer es seleccionar su mensaje y hacer clic en el nuevo QuickStep (o presionar la combinación de teclas de acceso directo) para aplicar su acción.
Cómo editar o eliminar un QuickStep
Si desea editar o eliminar un Paso rápido, haga clic en la flecha pequeña en la esquina inferior derecha del grupo Pasos rápidos en la cinta.
Esto abrirá la ventana Administrar pasos rápidos.
Desde aquí, puede elegir Editar, Duplicar (creando una copia exacta del Paso rápido seleccionado si desea un Paso rápido similar pero ligeramente diferente) o Eliminar el Paso rápido.
También puede cambiar el orden en que aparecen los Pasos rápidos en la cinta o crear nuevos Pasos rápidos.
Finalmente, existe la opción de «Restablecer valores predeterminados».
Al seleccionar la opción Restablecer valores predeterminados, se eliminan los Pasos rápidos que haya creado y se vuelven a crear los Pasos rápidos predeterminados que haya eliminado. También elimina cualquier cambio que haya realizado en los Pasos rápidos predeterminados. Se muestra una advertencia porque no puede deshacer esta acción. Haga clic en Sí para volver a suceder.
También puede omitir la ventana Administrar pasos rápidos para acciones de pasos rápidos individuales haciendo clic con el botón derecho en el paso rápido en la cinta. Esto abrirá un menú contextual donde puede editar, duplicar o eliminar el paso rápido.
Eso es todo para pasos rápidos. No hemos cubierto todas las acciones posibles que puede agregar a un paso rápido porque hay muchas y es una interfaz muy intuitiva una vez que sabe cómo funciona. Si desea que su experiencia con Outlook sea más eficiente y ahorrar tiempo, los Pasos rápidos son un excelente lugar para comenzar.