Una guía para principiantes de Google Docs

Si recién está comenzando con Google Docs, es posible que se sienta abrumado por su amplia gama de funciones y complementos. Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a comenzar con esta poderosa alternativa de Microsoft Word.

¿Qué es Documentos de Google?

Si ha oído hablar de Google Docs antes, no dude en pasar a continuación. Si nunca ha oído hablar de él antes, aquí hay un curso intensivo sobre lo que necesita saber. Repasaremos los conceptos básicos para que sepa qué es Google Docs y cómo comenzar de inmediato.

Google Docs es un procesador de texto gratuito basado en la web ofrecido por Google como parte de su paquete de oficina completo, Google Drive, para competir con Microsoft Office. Otros servicios clave incluidos en la suite basada en la nube son Hojas de cálculo (Excel) y Presentaciones (Powerpoint).

Google Docs funciona en todos los dispositivos y plataformas;Todo lo que necesita es una conexión a Internet y un navegador web (o, si es un dispositivo móvil, la aplicación correspondiente). Google hace el resto y se encarga del trabajo pesado mientras ejecuta el software en la nube.

Docs admite muchos tipos de archivos diferentes, incluidos.doc,.docx,.txt,.rtf y.odt, lo que facilita ver y convertir archivos de Microsoft Office directamente desde Google Drive.

Dado que Docs es un procesador de texto en línea, puede compartir y colaborar en el mismo documento con varias personas, rastreando revisiones, cambios y sugerencias en tiempo real.

¿Has escuchado suficiente?Empecemos.

como registrarse para una cuenta

Lo primero que debe hacer antes de usar Google Docs es registrarse para obtener una cuenta de Google (@cuenta de gmail). Si ya tiene una cuenta, no dude en pasar a la siguiente sección. De lo contrario, le mostraremos la manera fácil de crear una cuenta de Google y configurarlo con documentos.

ir cuentas.google.com, haga clic en Crear cuenta y, a continuación, haga clic en Para mí.

En la página siguiente, deberá proporcionar cierta información para crear una cuenta, como nombre y apellido, nombre de usuario y contraseña.

Además, debe verificar su número de teléfono para asegurarse de que es una persona real y no un robot.

Después de verificar su número de teléfono, una página posterior le pedirá que proporcione su dirección de correo electrónico de recuperación, fecha de nacimiento y sexo, y que acepte la Declaración de privacidad y los Términos de servicio. Cuando haya terminado, será el nuevo y orgulloso propietario de su cuenta de Google.

Cómo crear un documento en blanco

Ahora que tiene una cuenta de Google, es hora de crear su primer documento.ir Documentos de Google y coloque el cursor sobre el icono «+» multicolor en la esquina inferior derecha.

+ cambia a un ícono de lápiz azul;Pinchalo.

Consejo profesional de Chrome: Si está utilizando Google Chrome, puededocs.newEscriba algo en el Omnibox y presione Entrar para crear y abrir automáticamente un nuevo documento en blanco.

Cómo importar un documento de Microsoft Word

Incluso si es nuevo en Google Docs, probablemente ya tenga un conjunto de archivos de Microsoft Word con los que desea trabajar. Si este es el caso, debe cargar todos los documentos de Word antes de poder verlos. Si bien es posible que no admita algunas de las funciones más avanzadas y el formato de algunos documentos de Word, funciona bastante bien.

Al importar un documento de Word, puede usar Google Docs o conducir Sube tus archivos. Ambos métodos le permiten arrastrar y soltar archivos desde su computadora directamente a su navegador web para cargarlos fácilmente. Tu Drive contiene todos los archivos que has subido, pero para tu comodidad, cuando vas a la página de inicio de Documentos, solo muestra archivos del tipo Documentos.

En la página de inicio de Google Docs, haga clic en el ícono de la carpeta en la esquina superior derecha, luego haga clic en la pestaña Cargas.

Una vez que se carga el archivo de Word, Docs lo abre automáticamente para que pueda comenzar a editar, compartir y colaborar.

Para abrir el documento de Word que desea editar, desde su página de inicio de Google Docs, haga clic en el archivo con la «W» azul junto a su nombre.

Haga clic para ver el archivo de Word o editarlo en Documento.

Cuando haya terminado con su documento, puede volver a descargarlo en formato DOCX, PDF, ODT, TXT, HTML o EPUB. Haga clic en Descargar archivo como y luego haga clic en el formato deseado y se descargará directamente a la ubicación donde se guardó el archivo desde su navegador.

Cómo revisar la ortografía en Google Docs

Ahora que tiene algo de documentación, es hora de asegurarse de que su ortografía y gramática sean correctas. Docs viene con un corrector ortográfico a su servicio: cada vez que escribe mal algo, resaltará el error con una tilde y le pedirá que lo cambie.

Esto debería estar activado de forma predeterminada, pero puede confirmarlo en Herramientas subrayando errores tipográficos.

Para ver correcciones ortográficas y sugerencias, haga clic con el botón derecho en una palabra con una línea debajo. Alternativamente, o presione Ctrl+Alt+X (Windows) o Comando+Alt+X (Mac) para abrir el corrector ortográfico y la herramienta gramatical.

Otra forma de acceder al corrector ortográfico es hacer clic en el icono con una A y una marca de verificación. Esto habilitará la herramienta y analizará la ortografía y la gramática de su documento.

Además del corrector ortográfico, Google Docs incluye un diccionario y un diccionario de sinónimos integrados. Todo lo que tiene que hacer es resaltar una palabra, hacer clic derecho sobre ella y hacer clic en «Definir [palabra]».

Si bien esto debería ayudarlo a comenzar, si necesita más información, analizaremos más a fondo el corrector ortográfico y gramatical de Docs.

Cómo colaborar en documentos con otros

Una de las mejores características de Google Docs es la capacidad de generar un enlace para compartir a través del cual cualquier persona puede ver, sugerir modificaciones o editar su documento. En lugar de enviar archivos de un lado a otro entre colaboradores, puede realizar todas las ediciones y sugerencias al mismo tiempo, como si estuvieran todos acurrucados frente a la misma computadora en tiempo real. La única diferencia es que todos tienen su propio cursor de entrada de texto que pueden usar en su computadora personal.

Desde el documento que desea compartir, haga clic en el botón azul «Compartir» para elegir cómo y con quién desea enviar el enlace del archivo. Puede ingresar manualmente una dirección de correo electrónico o hacer clic en «Obtener enlace compartido» en la esquina superior derecha para enviar la invitación usted mismo.

Desde el menú desplegable, puede editar los permisos del usuario compartido en el archivo cuando selecciona una de las siguientes opciones:

• abandonar: Compartir está deshabilitado. Si anteriormente compartió el enlace con otra persona, ya no funcionará y revocará los permisos que tenía.
• Cualquier persona con el enlace puede editar: Otorgue a los usuarios compartidos acceso completo de lectura/escritura. Sin embargo, aún no podrán eliminarlo de su unidad, eso es solo por el contenido del archivo.
• Cualquier persona con el enlace puede comentar: Permita que los usuarios compartidos comenten si lo desea, ideal para proyectos de equipo.
• Cualquier persona con el enlace puede ver: los usuarios compartidos pueden ver el archivo, pero no pueden editarlo de ninguna manera. Esta es la acción predeterminada al compartir archivos y es la mejor opción cuando intenta compartir un archivo para descargar.

Puede hacer más con estos enlaces para compartir, que también funcionan con otros archivos de Drive y dispositivos móviles. Para obtener una visión más detallada de cómo funcionan estos enlaces y cómo generarlos, consulte nuestra publicación.

Cómo ver todos los cambios recientes en un documento

Cuando comparte un documento con otras personas, puede ser difícil realizar un seguimiento de todos los pequeños cambios que ocurren sin que usted esté presente. Para ello, existe un historial de revisiones. Google Docs realiza un seguimiento de todos los cambios realizados en el documento y los agrupa en períodos para reducir el desorden. Incluso puede restaurar un archivo a cualquier versión anterior enumerada en el historial con un clic del mouse.

Puede ver una lista de todos los cambios recientes haciendo clic en Ver historial de versiones en un archivo.

Cómo sugerir ediciones a un documento

Si usted es el propietario del documento y desea que los colaboradores sugieran modificaciones a sus archivos (en lugar de editarlos directamente), puede configurar el acceso a «Sugerir». Esto permite que otros realicen ediciones en el documento sin preocuparse de que otros jueguen con su archivo. Cuando un colaborador realiza una edición, el propietario recibe una notificación por correo electrónico de la edición sugerida y puede optar por mantener o descartar el cambio.

Si mira hacia la esquina superior derecha de la ventana del documento, verá su estado actual. Si ve «Sugerido», entonces está listo para comenzar. Si ve Editar o Ver, haga clic en eso y luego haga clic en la opción Sugerir.

Cómo encontrar recuentos de palabras y páginas

Google Docs no muestra el recuento de palabras o páginas de forma predeterminada, pero es fácil de ver sin el recuento manual. Por lo tanto, si tiene un límite estricto de palabras para las tareas o le gusta realizar un seguimiento de su volumen de escritura, puede usar el recuento de palabras para ver los detalles de su trabajo. Incluso puede resaltar texto en cualquier párrafo para verificar cuántas palabras hay en la selección.

Para ver el recuento de palabras/páginas de un documento, haga clic en Herramientas Recuento de palabras o presione Ctrl+Mayús+C en Windows, Comando+Mayús+C en Mac.

También puede encontrar el número de palabras de una cadena de texto específica resaltándola y volviendo a Herramientas Número de palabras (o usando una combinación de teclas).

Cómo usar Documentos de Google sin conexión

¿Qué sucede si necesita acceder a Google Docs pero no tiene conexión a Internet?Aunque Google Docs es un producto basado en la web, eso no significa que no pueda usarlo sin conexión. Deberá descargar la extensión para Chrome y asegurarse de que el archivo esté habilitado para uso sin conexión de antemano. Cualquier cambio que realice en el archivo se actualizará la próxima vez que se conecte a Internet.

después de descargar Extensión oficial para Chrome, vaya a la página de inicio de Google Docs y haga clic en el menú de hamburguesa Configuración en la esquina superior izquierda. Aquí, cambie la posición Fuera de línea a Encendido y haga clic en Aceptar.

Para ahorrar espacio de almacenamiento en su computadora local, Google solo descarga los archivos a los que accedió recientemente y los pone a disposición sin conexión. Para habilitar manualmente un archivo, haga clic en el icono de tres puntos y cambie «Disponible sin conexión» a «Activado».

Cómo agregar números de página a un documento

Los números de página son una herramienta visual que se utiliza para mostrar a los lectores en qué página se encuentran actualmente. También lo ayudan a organizar sus documentos físicos y ponerlos en el orden correcto (ya sabe, si los imprime). Google Docs no genera automáticamente números de página en sus archivos, debe agregarlos manualmente, pero es fácil agregarlos al encabezado o pie de página de su documento.

Para agregar números de página a todas las páginas, haga clic en Insertar encabezado Número de página Número de página. Verá una ventana emergente donde puede elegir un estilo de número de página.

Cómo controlar los márgenes en Google Docs

Los márgenes son el espacio en blanco alrededor de los bordes de un documento. Debido a que los márgenes crean un borde invisible, cuando reduce el tamaño del margen, aumenta la cantidad de espacio disponible en la página. Si necesita cambiar la cantidad de espacio en el borde de las páginas de todos los archivos, deberá usar las reglas en los lados y en la parte superior del documento para administrar sus márgenes.

Si prefiere ingresar los márgenes manualmente, haga clic en Configurar página de archivo, ingrese la cantidad de espacio en blanco que desea ver en cada lado y haga clic en Aceptar.

Cómo agregar cuadros de texto a los documentos

Agregar cuadros de texto a Google Docs es una excelente manera de resaltar información relevante y llamar la atención sobre elementos específicos de su documento. Sin embargo, crear uno no es un proceso fácil y se esconde en un lugar poco probable: la función de dibujo.

Para acceder al menú Dibujo, vaya a Insertar dibujo y haga clic en el icono del cuadro de texto en la barra de menú.

Ahora, haga clic y arrastre el mouse para crear un cuadro de texto en el espacio proporcionado y agregue el texto deseado.

Haga clic en Guardar y cerrar cuando termine para insertar el cuadro de texto en el documento.

Cómo agregar un directorio

Una tabla de contenido es una forma de presentar a los lectores cada tema/capítulo enumerado en el documento. Esta función genera uno automáticamente y usa enlaces que saltan a cada sección cuando se hace clic. Entonces, si tiene un documento grande, cualquiera puede acceder rápidamente a una sección específica sin tener que desplazarse por todo el documento.

Haga clic en Insertar tabla de contenido, luego haga clic en una de las dos opciones proporcionadas. La primera opción es una tabla de contenido de texto sin formato con números a la derecha para documentos impresos. La segunda opción no usa números de página, sino que inserta hipervínculos que saltan a la sección de Notas para ver el documento en línea.

Tenga en cuenta que para crear una tabla de contenido generada automáticamente que se vincule a secciones específicas de su documento, debe formatear cada sección o encabezado utilizando los estilos de encabezado integrados de Google Docs. Esto le permite a Docs saber cómo completar el formulario y agregar enlaces en los que se puede hacer clic.

Los mejores complementos de Google Docs

Ahora que conoce todos los conceptos básicos de Google Docs, puede convertirse en un verdadero usuario avanzado agregando complementos. Los complementos son muy parecidos a las extensiones del navegador web, pero específicos de Google Docs, que le permiten obtener funciones adicionales de desarrolladores externos. Puede instalar herramientas para aumentar la productividad, incluidos correctores de pruebas adicionales, aplicaciones de firma de documentos, traductores en documentos e incluso un creador de rúbricas para profesores.