Cómo enviar y recibir faxes en línea sin una máquina de fax o una línea telefónica
Es posible que algunas empresas y agencias gubernamentales de movimiento lento no acepten documentos enviados por correo electrónico, por lo que debe enviarlos por fax. Si se ve obligado a enviar un fax, puede enviarlo desde su computadora de forma gratuita.
Anteriormente cubrimos formas de firmar documentos electrónicamente sin imprimirlos ni escanearlos. Con este proceso, puede firmar documentos digitalmente y enviarlos por fax a las empresas, todo en su computadora sin necesidad de imprimir.
Cómo funcionan las máquinas de fax (y por qué son tan inconvenientes)
No es tan fácil como debería ser. Todas las máquinas de fax están conectadas a líneas telefónicas simples y antiguas. Cuando utiliza una máquina de fax estándar, marca el número que especifique. La máquina de fax en el número de destino responde y el documento se transmite por teléfono.
Este proceso se inventó antes de Internet y, en este punto, parece ridículamente antiguo. Para realizar un fax, una persona puede imprimir un documento, imprimirlo, escanearlo en una máquina de fax y enviarlo a través de una línea telefónica. La persona que recibe el fax puede escanear el documento enviado por fax y volver a convertirlo en un archivo digital. Vuelven a cerrar el círculo: los documentos se envían de una computadora a otra, se requiere mucho trabajo adicional y la calidad de la imagen se ve afectada.
Lo ideal es que envíe los documentos por correo electrónico o mediante un método en línea más seguro. Muchas empresas piensan que el envío de faxes es una forma segura de transferir documentos, pero ese no es el caso: si alguien husmea en la línea telefónica, puede interceptar fácilmente todos los documentos enviados por fax.
No es posible conectarse directamente a la máquina de fax a través de Internet porque la máquina de fax solo está conectada a la línea telefónica. Para realizar el envío de faxes en línea, necesitamos algún tipo de puerta de enlace para aceptar el documento a través de Internet y transmitirlo a la máquina de fax. Aquí es donde entra en juego el siguiente servicio. Entrégueles un documento y ellos harán las cosas molestas como llamar a una máquina de fax y enviar su documento a través de una línea telefónica.
Puede enviar faxes usando solo su computadora, pero
Por supuesto, puede omitir los siguientes servicios. Microsoft Windows incluso incluye aplicaciones de fax y escaneo que le permiten enviar faxes. El problema es que necesita conectar su computadora a una línea telefónica; sí, eso significa que necesita un módem de fax de acceso telefónico. También necesita una conexión de línea fija, y debe decirle a la gente que no conteste el teléfono cuando envíe un fax, al igual que en los viejos tiempos del acceso telefónico. Por supuesto, si envía muchos faxes, puede pagar una línea telefónica de fax dedicada; incluso podría ser necesaria si recibe muchos faxes.
Esto obviamente no es lo ideal. Por supuesto, si necesita enviar muchos faxes, compre una máquina de fax o un módem y conéctelo a su teléfono fijo. Pero probablemente no necesite enviar y recibir faxes con tanta frecuencia; es de esperar que solo necesite enviar faxes ocasionalmente cuando se encuentre con una organización estancada en el pasado.
Escanee documentos o use archivos digitales existentes
El proceso básico es simple. Primero, debe escanear el documento que desea enviar por fax tal como lo haría por correo electrónico. Si no tiene un escáner con usted, es posible que desee intentar escanearlo con su teléfono inteligente. Si el documento ya es un archivo en su computadora, felicidades, no necesita escanear nada.
Ahora que tiene su documento en formato digital, puede enviarlo a un servicio que hará el molesto envío de fax por usted.
Envía faxes en línea gratis
Hay tantos servicios de fax en línea que puede ser difícil tomar una decisión informada sobre cuál elegir. Lo primero que debe considerar es qué tipo de usuario es, con qué frecuencia envía faxes y qué funciones necesita.
raíz: Fax de RingCentral
Si envía faxes confidenciales todo el tiempo, o si trabaja para una empresa y está tratando de elegir un servicio, Fax de RingCentral, en parte propiedad de Cisco y ATT, puede ser la mejor opción para sus necesidades, especialmente porque tienen muchas funciones de seguridad sólidas y soporte para múltiples usuarios que usan líneas de fax separadas.
Tiene todas las funciones que pueda imaginar, incluida la integración con Outlook, Google Drive, Dropbox, Box e incluso obtiene un número de teléfono gratuito. También tiene muchas características de seguridad que son muy útiles para empresas o individuos para transmitir información segura.
Por supuesto, si solo desea enviar algunos faxes, puede suscribirse a uno de sus planes económicos… y cancelar después de uno o dos meses.
uso ocasional
Si necesita enviar faxes ocasionalmente, le recomendamos que se registre para una prueba gratuita mi fax, que le permite enviar hasta 100 páginas, que es más de lo que la mayoría de la gente envía por fax al año. Si necesita enviar faxes con frecuencia, puede Actualizar al plan regular.
recibir fax
Si necesita recibir faxes, debe suscribirse al servicio de pago. El servicio requiere configurar un número de teléfono exclusivo para su línea de fax, lo que cuesta dinero. centro del anillo, mi fax, y si pagas, muchos otros servicios también lo hacen.
Afortunadamente, al menos debería poder obtener una prueba gratuita: centro del anillo Por ejemplo, ofrezca 30 días de recepción de fax gratis.
Hay una serie de servicios de fax disponibles que son gratuitos si solo envía faxes ocasionalmente, pero eventualmente deberá registrarse para obtener una cuenta de prueba si desea recibir faxes. Puedes cancelar en cualquier momento si quieres.
Fuente de imagen: Matt Jiggins en Flickr, David Vogt en Flickr